Uhai wa kisasa hauwezi kufikiri bila simu. Aliingia kwa bidii katika biashara na maisha ya kibinafsi, na licha ya maendeleo ya mawasiliano kupitia mtandao, haiwezi kutoa nafasi zake. Mawasiliano ya simu ni ya umuhimu mkubwa katika shughuli za makampuni, makampuni na mashirika kwa njia mbalimbali, kwa vile hutoa kubadilishana kwa habari ya kuendelea bila kujali umbali. Bila kutaja ukweli kwamba idadi kubwa ya masuala yanatatuliwa juu ya simu haraka na bila gharama za ziada (barua, usafiri, nk). Inakadiriwa kwamba wastani wa asilimia 4 hadi 25 ya muda wa kufanya kazi hutumiwa kwenye mazungumzo ya biashara na hadi asilimia 90 wakati simu ni chombo cha kufanya kazi kwa kudumu.
Jinsi ya kufanya mawasiliano juu ya simu ufanisi zaidi na kufurahisha? Kwa hili, kuna sheria za simu etiquette inayolenga kuwezesha ushirikiano na washirika na wateja, kuanzisha na kudumisha mahusiano ya biashara, uwakilishi wenye uwezo, kuunda picha na kudumisha sifa ya kampuni. Wafanyakazi ambao wana etiquette ya biashara hutumia muda mdogo juu ya majadiliano ya simu, ambayo kwa kawaida huathiri kazi kwa ujumla.
Kwa swali: "Je! Unaweza kuzungumza kwenye simu?" - kila mtu atajibu vizuri. Kuzungumza kwenye simu ni kawaida sana kwamba wakati mwingine hatufikiri juu ya "jinsi neno letu litajibu."
Hisia ya kampuni tayari imeundwa kwenye dakika ya kwanza ya mazungumzo na kwa kiasi kikubwa huamua uhusiano zaidi na mteja. Kutoka kwa tahadhari iliyotolewa kwa mteja, inategemea jinsi mazungumzo yanavyozalisha yatakuwa na ikiwa hayatakuwa ya mwisho. Kuna mfano wa kuvutia: hisia mbaya ya mtu huwaambia watu wengi zaidi kuliko kuhusu nzuri. Kwa hiyo, ni muhimu kuwa na uwezo wa kuzalisha na kudumisha hisia nzuri, kwa sababu udanganyifu na unprofessionalism mapenzi kuondokana na mteja haraka.
Hata neno moja ni wakati mwingine kutosha kubadilisha mtazamo wa kampuni sio bora. Kwa hiyo, ni muhimu sana kuwa wateja wako wanao na picha nzuri ya kampuni, una hamu ya kufanya kazi na wewe. Katika hili jukumu kubwa linachezwa na uwezo wa wafanyakazi, maslahi yao na uwezo wa kuwasilisha taarifa.
Ukosefu wa wafanyakazi kufanya mazungumzo ya biashara vizuri, kwa muda mrefu, ni ghali sana. Hii inaonekana katika kupoteza imani katika kampuni, nafasi za biashara zilizopoteza na matarajio.
Sheria ya msingi ya etiquette ya simu.
Kwa kuwa hakuna mawasiliano ya macho wakati wa kuzungumza kwenye simu, sababu za maamuzi zinachezwa na mambo kama vile maonyesho, wakati wa pause, kasi ya hotuba, nk. Wanasaikolojia wanasema, na hii haitumiki tu kwa simu, lakini pia mawasiliano ya kibinafsi, kwamba matokeo ya mazungumzo yameamua kwa 90% sio "nini" inasemwa, bali "jinsi gani." Kukubaliana kuwa na msemaji mwenye furaha, mwenye ujasiri, mwenye "malipo" mazuri ya kuzungumza ni mazuri zaidi na ya kuvutia zaidi kuliko kwa wasio na orodha na wasio na hamu. Kila mtu anataka kujisikia kuwa wito wake ni maalum, kwa nini unamsumbua furaha hii? Utawala - "kuzungumza na watu kama unavyowataka kuzungumza na wewe" kunawezesha sana kazi.
Wakati wito unafanywa katika ofisi, simu ya mkononi inapaswa kuinuliwa kwa kengele ya tatu au ya nne. Kisha unahitaji kusema salamu, jina jina lako na ujitambulishe. Ni bora kutumia fomu sare ya salamu: kwanza - ni imara, na pili - kampuni inapata uso, style yake mwenyewe. Badala yake: "Je, naweza kukusaidia?" ni bora kusema: "Ninaweza kukusaidiaje?" Huwezi kuuliza swali: "Huyu ni nani?" au "Ni nani anamwomba?", ni sahihi zaidi kusema: "Je, ninaweza kujua nani anayesema?" au "Tafadhali niambie ni nani anayesema?"
Wakati wa mazungumzo unahitaji kufuata dictation kwa makini. Maneno yanapaswa kutamkwa wazi na kwa uwazi ili kuzuia usawaji. Uangalifu hasa unahitajika kwa majina, majina na namba.
Mazungumzo yanapaswa kufanywa kwa sauti nzuri, yenye utulivu, si haraka, lakini si polepole sana. Kuzingatia kiwango cha kitaaluma cha interlocutor. Angalia mantiki ya kauli zako, wanasema, lakini bila kukataa na uchokozi.
Ili kuepuka taka isiyohitajika ya muda, wito wa biashara ni bora tayari mapema. Yote ambayo yanahitajika wakati wa mazungumzo, unahitaji kuendelea. Pia ni kuhitajika kufanya orodha ya maswali usikose jambo muhimu na sio kuunda safu zisizohitajika. Kwa hakika, kila mtu alipaswa "kunyongwa" kwa mstari wakati mjumbe alipokuwa anataka nyaraka au kitu sahihi.
Mwishoni mwa mazungumzo, unahitaji kuhakikisha kuwa umeelewa vizuri habari. Ikiwa uliulizwa kutoa kitu kwa mtu wa tatu, jaribu kusahau kuhusu hilo, baada ya kuandika ombi kabla.
Sauti hutoa mood ambayo imepatwa na interlocutor. Kwa hiyo, unahitaji kudhibiti hisia. Haikubaliki kuhamisha hasira yako, uchovu au hisia mbaya kwa interlocutor. Maonyesho yanaathiriwa na mkao ambapo mtu anazungumza. Na kama ukilala kwenye kiti cha armchair, unaweza kuwa na hakika kwa mkono wako wa bure huku ukicheza kupitia gazeti hilo, mjumbe anayehisi.
Makampuni mengi imewekwa mini-PBX. Wakati wa switchover, unahitaji kuwajulisha mteja ambayo idara au mfanyakazi hupigwa. Wakati wa mazungumzo, pia uhakikishe kuwa mteja haipati habari ambazo hazikusudiwa. Hii hutokea wakati mfanyakazi anafunika bomba kwa mkono wake ili kufafanua maelezo ya wenzake. Itakuwa rahisi zaidi kutumia kifungo cha "bubu", kilicho na vifaa vyote vya kisasa, ikiwa, bila shaka, mteja yuko tayari kusubiri.
Mara nyingi wakati matatizo yatokea, unaweza kusikia maneno kama vile: "Sijafanya hivyo", "sio kosa langu," "Sijui." Taarifa hizo zinawakilisha kampuni katika mwanga usio na faida. Mteja anaweza kuwa na swali la busara sana: watumishi wa kampuni hii wanafanya nini? Kwa hali yoyote, usiweke jibu hasi mara moja. Neno "hapana" linahusisha ufumbuzi mzuri wa tatizo. Tamaa thabiti ya haraka na kwa ufanisi kusaidia mteja katika matukio mengi haifai mgogoro wa kuongezeka.
Ukweli kwamba hali nyingi zisizotarajiwa, ikiwa ni pamoja na migogoro, hutokea wakati wa mchakato wa kazi ni ya kawaida. Hizi ni wakati mbaya sana wa kazi, lakini wataalamu wenye sifa wanaohitaji kukabiliana na matatizo haya, kuwa na subira, ujasiri na ujuzi fulani. Mafunzo mbalimbali, ambayo hali za migogoro zinawezekana zinapotea, kusaidia kupata mtazamo mzuri na ustadi wa kuzuia "shida".
Simu kuu "pigo" imeelezewa na waandishi wa habari, mameneja wa ofisi na wapokeaji. Ni wazi kwamba kazi ya kisaikolojia ni ngumu. Kwa hiyo, wafanyakazi wa wataalamu hawa wanahitaji uvumilivu wa "chuma", utulivu wa kisaikolojia, uwezo wa kufanya kazi kwa ufanisi chini ya hali yoyote. Katika soko la kisasa la ajira, mahitaji yafuatayo yanawekwa kwa waandishi wa habari, mameneja wa ofisi na kumbukumbu: ujuzi wa mawasiliano, uwezo wa kuelewa watu, kuwa na uwezo wa kusikiliza, kupata lugha ya kawaida pamoja nao na kuepuka migogoro kwa kidiplomasia.
Kwa bahati mbaya, wakati mwingine watu kusahau kwamba ofisi sio nyumba yao wenyewe, sio bazaar au chama cha kirafiki, na hotuba ya mtu wa biashara inapaswa kuendana na mazingira ya jirani. Haki za upole na kutoheshimu wateja ni mara kwa mara. Pamoja na ukweli kwamba ustawi wa biashara unategemea.
Mawasiliano sahihi inaweza na inapaswa kujifunza. Etiquette ya simu ni sehemu ya utamaduni wa ushirika na moja ya vipengele muhimu vya picha hiyo. Kuboresha ubora wa mawasiliano na washirika na wateja ni ufunguo wa kufanikiwa katika ushindani. Kuzingatia sheria za etiquette lazima iwe kawaida kwa kampuni yoyote, bila kujali shamba la shughuli. Na kisha "jina" la kampuni yako litasababisha hisia tu nzuri, na idadi ya wale ambao wanataka kufanya kazi na wewe itaongeza tu.
lady.adverman.com